Tugas X b1- X b2 oktober th 2012

Tugas X b1- X b2 oktober th 2012

cermat dan teliti ke 3 hal : .a. Mengidentifikasi pekerjaan kantor
b. Mengidentifikasi sarana-prasarana administrasi perkantoran
c. Mengidentifikasi persyaratan personil administrasi perkantoran, sehingga dapat menjawab 9 pertanyaan : a. Apa pengertian administrasi
b. sebutkan faktor administrasi
c. apa pengertian kantor
d. apa pengertian administrasi perkantoran
e. apa pengertian pekerjaan kantor
f. sebutkan jenis-jenis pekerjaan kantor
g. jelaskan sarana dan prasarana pekerjaan kantor
h. apakah etika kepegawaian 
i. bagaimanakah syarat standar kualifikasi personil kantor semua jawaban dan komentar kalian kerjakan di postingan weblog masing masing...siapa cepat melapor disini..(amsfiletugas1_weblog)27sept2012.cek juga di fb grup kelas ybs untuk pembelajaran 

Jawaban: 

  A).Pengertian Administrasi :

Secara etimologi, administrasi berasal dari bahasa latin yaitu Ad, dan Ministrare. Ad artinya intensif, Ministrare artinya melayani, membantu, memenuhi.

Dalam bhs Inggris “administration” artinya Tata Usaha.

Pengertian administrasi dalam arti sempit :

Kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain.

Pengertian administrasi dalam arti luas :

Kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh  dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisiensi

B).Faktor manajemen administrasi menurut Edwin Robinson:

1. Persayaratan
2. Metode
3. pegawai
4. Material perlengkapan

C)..Pengertian Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan/ Tempat bekerja.

Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.

D).      Pengertian Administrasi Kantor

Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor).

Pengertian manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli :

1.      William Spriegel dan Ernest Davies

Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti  transportasi, manufacturing, pergudangan dan penjualan.

2.      George R. Terry

Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3.      Arthur Granger

Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dan perekaman dari suatu organisasi.

4.      William Leffingwell dan Edwin Robinson

Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun, dan di mana pun pekerjaan itu dilakukan. 

E).    Pengertian Pekerjaan Kantor

Umumnya, pekerjaan kantor disebut juga clerical work (pekerjaan tulis) atau paper work (pekerjaan kertas). Di Indonesia pekerjaan kantor sering disebut dengan pekerjaan tata usaha atau administrasi.

Berikut beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut beberapa ahli :

1.      George R. Terry :

Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.

2.      William Leffingwell dan Edwin Robinson :

Pekerjaan kantor berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.

3.      Geoffrey Mills dan Oliver Standingford :

Pekerjaan kantor menekankan pada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan dan melindungi harta kekayaan.

Kesimpulan :

Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama /pokok, yang berkaitan dengan pekerjaan dibidang tulis-menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan.

Dengan kata lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan di setiap organisasi/ perusahaan mulai dari pucuk pimpinan tertinggi sampai tingkatan terendah.


F). Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Jenis-jenis pekerjaan kantor, antara lain :

1.      Menghimpun

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan.

Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.

2.      Mencatat

Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.

Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.

3.      Mengolah

Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.

Contoh : membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.

4.      Menggandakan

Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi, dll

5.      Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain.

Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat

6.      Menyimpan

Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Contoh : menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan

7.      Melakuan Komunikasi

Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.

Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting

8.      Menghitung

Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.

Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan

9.      Pekerjaan lainnya

Yaitu pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan.

Contoh : pelayanan tamu, kurir, cleaning service

G). Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Dengan istilah lebih mudahnya sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak seperti komputer, mesin dll sedangkan prasara merupakan benda yang tidak bergerak misalnya seperti tanah, gedung, ruangan dll.

H). .Etika adalah tata cara berhubungan dengan manusia lainnya.Etika kepegawaian merupakan norma-norma,nilai-nilai,kaidah-kaidah,ukuran yang diterima dan ditaati oleh pegawai berupa peraturan-peraturan atau hal-hal yang sudah merupakan kebiasaan baik dan dianggap setiap pegawai sudah mengetahui dan melaksanakannya.

I).     Syarat-syarat personil kantor

a.      Persyaratan pengetahuan

Persyaratan pengetahuan biasanya masih diukur dari tingkat pendidikan calon pekerja.

b.      Persyaratan keterampilan

Seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja apabila karyawan administrasi telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam kegiatan yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

c.       Persyaratan kepribadian

Syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor adalah sebagai berikut:

1)      Loyalitas yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan pekerjaannya

2)      Tekun dan rajin yaitu setiap melaksanakan pekerjaan selalu dikerjakan dengan sungguh-sungguh, cermat dan teliti.

3)      Kesabaran yaitu teliti, ulet dan tidak cepat putus asa dalam melaksanakan pekerjaan

4)      Kerapian yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik, rapid an tidak berantakan. Dapat pula diartikan sebagai rapi dalam berpakaian, santun dalam bersikap.

5)      Dapat menyimpan rahasia.